Seit 2001 sind die Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sämtliche Kontakte zu terrorverdächtigen Personen und Organisationen zu vermeiden. Unternehmen haben alle zumutbaren organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um diese verbotenen Geschäftskontakte zu erkennen und zu verhindern. Dies gilt für Inlands- und Auslandsgeschäfte. Gemäß der Richtlinien der EG-Antiterrorismus-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 können Verstöße strafrechtlich verfolgt werden. Diese würden nach dem §34 AWG entsprechend geahndet werden. Hinzu kommen die Sanktionslisten von US-Behörden, die auch teilweise von Nicht-US-Unternehmen zu beachten sind.
Mehr: www.bafa.de/ausfuhrkontrolle/de/embargos/terrorismus/
Alle Geschäftsprozesse, die mit Personen- und Unternehmensdaten in Verbindung stehen, sind mit den aktuellsten Sanktionslisten abzugleichen (Debitoren, Kreditoren und Personaldaten). Dies betrifft somit Prozesse wie Aufträge, Bestellungen und Zahlungsläufe. Mit unserem Compliance Check werden alle Prüfvorgänge revisionssicher dokumentiert. Im Falle des Treffers einer gelisteten Person können Sie mit einer Sperre oder dem Abbruch in den Prozess eingreifen. Unsere Lösung ist modular aufgebaut, in SAP integriert und kann auf Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden Der gesamte Prüfprozess berücksichtigt alle verfügbaren Sanktionslisten verschiedener Anbieter (EU, Bundesanzeiger, www.sanktionslisten.de, PEP). Sie nehmen alle Einstellungen und Bearbeitungsschritte direkt in Ihrer SAP-Oberfläche vor, das garantiert eine komfortable Handhabung. Unsere Prüfung kann als Batchlauf (einmal am Tag) oder als Onlineprüfung erfolgen. Wir kooperieren mit ID.prove, dem Marktführer im Sanktionslisten-Screening.
Unsere Lösung ist u.a. bei der Firma Fraport im Einsatz.
Lesen Sie, was Herr Kehres (Leiter SAP FI Application) und Herr Dämon (Leiter SAP HR Application) dazu sagen:
Herr Kehres können Sie kurz erläutern, was die Firma Fraport macht?
Die Fraport AG gehört zu den international führenden Unternehmen im Airport-Business und ist an 30 Flughäfen auf vier Kontinenten aktiv. Als Flughafenbetreiber setzen wir unser Know-how in den unterschiedlichsten Projekten ein. Egal ob beim Bau eines neuen Terminals in Lima, innerhalb unseres internationalen Schulungszentrums „Fraport Academy“ in Ljubljana oder beim Management von 14 griechischen Regionalflughäfen – „Gute Reise! Wir sorgen dafür“ ist der Claim, dem wir uns verpflichtet haben.
Dieser Anspruch gilt natürlich auch an Deutschlands größtem Luftverkehrsdrehkreuz in Frankfurt. Am Heimatstandort Frankfurt begrüßten wir im Jahr 2018 mehr als 69,5 Millionen Passagiere und schlugen ein Cargo-Volumen von rund 2,21 Millionen Tonnen um. Dadurch steht der Flughafen Frankfurt im Bereich Cargo auf Platz zwei und im Passagierverkehr an vierter Stelle im Ranking der europäischen Airports.
Wie sind Sie denn auf unsere Lösung gekommen?
Nach einer Marktsondierung haben wir uns für ID.prove der Firma Rausoft entschieden. Die Firma Rausoft hat uns als Option einen Lösungsvorschlag zur Prüfung von Sanktionslisten im SAP-System das Tool der Firma Suportis vorgestellt. Die Integration in das SAP-R3-System hat uns überzeugt, sodass wir uns für die kombinierte Lösung entschieden haben.
Welche Abteilungen nutzen die Sanktionslistenprüfung und was war der Anlass dafür?
Die Sanktionslistenprüfung nutzen wir in unserer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie in einem separaten SAP-HR-System in unserer Personalabteilung.
Herr Kehres können Sie noch etwas zum Prüfprozess sagen (was prüfen Sie? Was passiert mit den Treffern?)
Täglich werden alle Debitoren- und Kreditorenstammsätze und alle CPD-Buchungen des vergangenen Tages im SAP ERP-System hierfür geprüft. Die Prüfung erfolgt abends im Batch-Betrieb und liefert für alle Treffer in den Sanktionslisten ein Ergebnis, welches am Folgetag durch die Fachabteilungen im SAP-Dialog bearbeitet wird. Analog erfolgt die Prüfung und Bearbeitung im SAP-HR-System.
Herr Dämon warum war für Fraport die Erweiterung für den Bereich HR notwendig?
Die Revision der Fraport AG fordert von der Personalabteilung eine Umsetzung der EU-Sanktionslisten-Prüfung. Fraport zahlt monatlich an etwa 15.000 Personen Löhne und Gehälter aus. Darunter sind Stammbeschäftigte der Fraport AG, aber auch einige Tochtergesellschaften, welche durch Fraport abgerechnet werden. Um die großen Mengen zu prüfen wurde nach einer einfachen und komfortablen Lösung gesucht. Durch die guten Erfahrungen der Kollegen aus dem FI/CO wurde die Lösung der Firma Suportis bewertet und für gut befunden.
Herr Dämon und Herr Kehres – was gefällt Ihnen besonders an diesem Tool – was sind ihrer Meinung nach
die Vorteile?
Hr. Dämon: Die Abarbeitung ist für den Enduser sehr einfach, da er sich nicht aus dem gewohnten Umfeld heraus bewegen muss. Er kann, wie er als Poweruser gewohnt ist, im SAP GUI bleiben.
Hr. Kehres: Das Tool ist komplett in das SAP R/3-Core System integriert. Ein zusätzliches Frontend zur Abfrage ist nicht notwendig, da die Abfrage über SAPGUI erfolgen kann.
Würden Sie sich aufgrund Ihrer Erfahrungen heute nochmals für dieselbe Software entscheiden?
Haben Sie noch Verbesserungsvorschläge?
Hr. Dämon: Auf jeden Fall! Ich würde mir jedoch noch eine bessere Dokumentation wünschen.
Hr. Kehres: Wir sind mit der Software sehr zufrieden und würden uns jederzeit wieder für diese Lösung entscheiden. Wünschenswert wäre eine bessere Dokumentation, insbesondere bei den Abfrage-Transaktionen und hier speziell in der Statusabfrage.
Anmerkung der Suportis AG: Wir Danken Herrn Kehres und Herrn Dämon für das Interview.